Banyak perusahaan menghadapi tantangan saat memilih software ERP yang tepat. Salah satu kesalahan yang sering terjadi adalah tidak mempertimbangkan bagaimana sistem tersebut akan digunakan dalam operasional bisnis sehari-hari.
Di industri FMCG, hal ini menjadi semakin penting. Pergerakan bisnis sangat cepat, mulai dari produk yang dikirim dari pabrik ke distributor, hingga akhirnya sampai ke ribuan retailer dalam waktu singkat. Namun, masih banyak perusahaan yang menggunakan software yang kurang sesuai dengan kebutuhan operasional, sehingga muncul berbagai hambatan dalam proses kerja.
Kesalahan Umum Saat Memilih Software ERP
Memilih software ERP yang tepat merupakan keputusan penting bagi setiap bisnis. Namun, masih banyak perusahaan yang melakukan kesalahan dalam proses pemilihannya.
- Menganggap ERP Bisa Menyelesaikan Segalanya
Salah satu kesalahan paling umum adalah menganggap software ERP dapat menangani seluruh aspek operasional bisnis tanpa batasan.
Misalnya, dalam bisnis distribusi, sering muncul ekspektasi bahwa ERP mampu mengelola proses operasional dari end-to-end. Padahal, pada kenyataannya, software ini lebih dirancang untuk mendukung perencanaan, koordinasi, dan kontrol, bukan untuk eksekusi operasional secara penuh. - Mengabaikan Proses Bisnis
Sebagian perusahaan mencoba menggunakan ERP untuk melacak aktivitas sales lapangan secara detail, padahal sistem ini tidak dirancang untuk tracking secara real-time. Akibatnya, banyak proses akhirnya tetap dilakukan secara manual.
Hal ini cukup sering terjadi di Indonesia, di mana ERP digunakan sebagai sistem utama perusahaan tanpa benar-benar menyesuaikannya dengan proses operasional harian yang sudah berjalan. - Meremehkan Operasional Lapangan
Banyak perusahaan distribusi sangat bergantung pada aktivitas lapangan sebagai bagian inti dari operasional harian. Ini mencakup tim seperti merchandiser, salesman, driver, dan mobile collector yang bekerja di luar kantor dan membutuhkan koordinasi serta monitoring secara real-time.
Namun, kesalahan yang sering terjadi adalah meremehkan kebutuhan operasional ini saat memilih sistem ERP. Tidak semua software ERP dirancang untuk menangani aktivitas lapangan secara efektif. - Memilih Berdasarkan Fitur
Banyak perusahaan membeli terlalu banyak fitur yang sebenarnya tidak digunakan. Ketika sistem terlalu kompleks, justru menjadi lebih sulit digunakan oleh tim dan memperlambat pekerjaan sehari-hari.
Sebaiknya pilih software yang sesuai dengan kebutuhan bisnis, bukan yang memiliki fitur paling banyak. - Integrasi dengan Sistem Lain
Software tidak berjalan secara terpisah. Dalam banyak kasus, sistem perlu terintegrasi dengan sistem lain agar operasional bisnis dapat berjalan dengan baik.
Apakah Distributor Bisa Menggunakan ERP untuk Distribusi?
Software ERP memiliki peran penting dalam bisnis distribusi, terutama untuk proses back-office dan perencanaan. Dengan sistem yang tepat, perusahaan dapat mengelola laporan keuangan, perencanaan persediaan, serta koordinasi operasional dengan lebih efisien.
Namun, bahkan software terbaik sekalipun memiliki keterbatasan ketika digunakan untuk aktivitas lapangan.
Dalam dunia distribusi, banyak proses terjadi di luar kantor dan membutuhkan eksekusi secara real-time. Sistem ERP tidak dirancang secara khusus untuk menangani kebutuhan ini. Akibatnya, sering muncul beberapa gap seperti:
- Tim sales lapangan tidak selalu melakukan update data secara real-time
- Order tidak langsung tercatat di sistem
- Stok aktual tidak selalu sesuai dengan data sistem
- Rute pengiriman tidak selalu optimal
- Kunjungan outlet terlewat
- Sulit melakukan monitoring aktivitas sales secara real-time
Karena adanya gap ini, mengandalkan ERP saja sering kali tidak cukup bagi perusahaan distribusi. Akibatnya, banyak distributor, terutama di industri FMCG, menggunakan Distribution Management System (DMS).
DMS dirancang untuk mendukung aktivitas lapangan dengan memungkinkan pengambilan data secara real-time, meningkatkan koordinasi antar tim, serta memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap aktivitas harian. Hal ini membantu memastikan bahwa pergerakan sales, distribusi, dan persediaan tercatat dengan lebih akurat.
Perbedaan ERP Software dan Distribution Management System (DMS)
- Fokus
ERP software berfokus pada pengelolaan operasional internal bisnis seperti keuangan, manufaktur, dan supply chain. Sistem ini dirancang untuk mendukung perencanaan, kontrol, dan koordinasi di dalam perusahaan.
Sebaliknya, DMS berfokus pada distribusi eksternal dan eksekusi di pasar. Sistem ini menangani aktivitas lapangan seperti sales execution, order capture, dan distribusi ke berbagai outlet. - User
Tim internal seperti finance, manufacturing, dan supply chain umumnya menggunakan ERP system.
Sementara itu, DMS digunakan oleh tim sales lapangan, distributor, dan sales manager yang terlibat langsung dalam aktivitas harian di pasar. - Promosi
ERP system tidak dirancang untuk mengelola promosi yang kompleks atau berskala besar secara detail.
Sedangkan DMS secara khusus dibuat untuk mengelola dan memantau aktivitas promosi, termasuk skema promo, penawaran ke retailer, dan insentif sales dengan kontrol dan visibilitas yang lebih baik. - Route Optimization
ERP software tidak difokuskan untuk eksekusi operasional lapangan harian, termasuk perencanaan rute secara real-time.
DMS membantu merencanakan, memantau, dan mengoptimalkan rute yang lebih efisien bagi tim lapangan, sehingga kunjungan outlet lebih terstruktur dan waktu perjalanan lebih efektif. - Workflow Distributor
Proses internal seperti invoicing dan dispatch biasanya ditangani oleh ERP system.
Sedangkan proses distributor secara end-to-end, termasuk billing, manajemen stok, retur, dan klaim, dikelola melalui DMS. - Visibilitas Market
Data pada ERP system umumnya diperbarui secara batch, sehingga visibilitas terhadap aktivitas pasar sering kali tidak real-time.
Sebaliknya, DMS menyediakan data langsung dari distributor dan tim sales, sehingga aktivitas pasar dapat dipantau secara real-time untuk pengambilan keputusan yang lebih cepat. - Tracking Penjualan
ERP software biasanya hanya mencatat primary sales, yaitu dari perusahaan ke distributor.
Sementara DMS memberikan visibilitas yang lebih dalam dengan melacak secondary dan tertiary sales, dari distributor ke retailer hingga ke tingkat berikutnya dalam rantai distribusi.
Kelola Distribusi Anda dengan BOSNET Distribution Management Systems (DMS)
Kelola distribusi bisnis Anda dengan lebih terstruktur melalui BOSNET Distribution Management Systems (DMS), platform digital yang dirancang untuk mengoptimalkan setiap proses dalam rantai pasok. Mulai dari pemantauan stok hingga pergerakan produk, BOSNET DMS membantu memastikan produk sampai ke tujuan dengan tepat waktu.
Dengan dukungan data real-time, Anda dapat memantau stok, jadwal pengiriman, dan kinerja saluran secara lebih akurat. BOSNET DMS membuat proses lebih efisien, menekan biaya operasional, dan memudahkan pengelolaan aset.
Hubungi kami sekarang untuk mengetahui bagaimana BOSNET dapat membantu menyederhanakan distribusi Anda.
#BOSNET #BestFMCGRunsBOSNET #Distribution #SupplyChain #IncreaseRevenue #ReduceCost
